قبل سرد 10 مهارات في إدارة الوقت توقف وسئل نفسك ” هل أحقق أفضل استفادة للحظة الراهنة؟” … إن طرحك لهذا السؤال سيساعدك على أن تحقق أقصى استفادة من الوقت.
حقيقة إدارة الوقت:
يوجد في بيئة الإنسان ثابت ومتغير… أما الثابت فهو الوقت وأما المتغير فهو الفعل الإنساني، لأن الواقع يقول إن اليوم أربع وعشرون ساعة، للناجح والفاشل، للصغير والكبير، للغني والفقير، أي أن الجميع يملك نفس الشيء وهو الوقت الثابت، بينما المتغير هو الفعل، وهو ما يميز الناجح عن الفاشل والمنجز عن المخفق في تحقيق أهدافه، وما يجعل الحياة مختلفة بين فئات البشر وتصنيفاتهم هو التعامل بمهارة مع الوقت “الثابت” من خلال الفعل المتغير.
لماذا يفشل البعض في إدارة الوقت؟
توجد أسباب كثيرة تؤدي إلى الفشل في إدارة الوقت ومنها:
- التعامل السلبي مع ضغوط الحياة، وتحكمها في الشخص تجعل منه شخصية مضطربة، محبطة، يضيع وقتها وجهدها في الضجر والشكوى، بل وتبحث في كثير من الأحيان عمّا تسميه “قتل الوقت”.
- الاعتياد على عدم استكمال المهام وتركها في المنتصف، ممّا يضطر الفرد أن يعيد العمل أكثر من مرة ويهدر وقته بشكل سيئ للغاية.
- الاستخفاف النفسي بقيمة الانضباط في المواعيد والمحافظة على بدايتها ونهايتها، سواءً باعتبار هذا شيئاً عادياً، أو أنه مجرد مجاراة لعادات الأخرين وسلوكياتهم في التعامل مع الوقت.
- القناعة الداخلية والاعتقاد الذاتي بالضعف والفشل في إدارة الوقت، ويكون هذا غالباً من تجارب فشل سابقة عايشها الشخص في محاولة إدارته للوقت.
- الضعف في التعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي ووسائل الاتصال الحديثة، مما يجعل منها في كثير من الأحيان معطلة للعمل ومهدرة للوقت.
10 مهارات في إدارة الوقت:
- أول مهارات إدارة الوقت، أكتب كل ما تعتقد أن عليك إنجازه (لا تعتمد على الاحتفاظ بها في ذاكرتك)، افعل هذا في اليوم السابق للمهمة المراد إنجازها، أكتب كل التفاصيل المرتبطة بالمهمة ( مُسماها، الهدف منها، أهميتها وقيمتها لك ولغيرك أحيانا، ماذا تملك من مهارات وإمكانيات لتنجزها بنفسك، سيناريوهات كيفية تنفيذها والتحديات والمفاجئات المتوقعة وكيفية التعامل معها، الزمن المحدد لها البداية والنهاية وتقسيمه على أجزاء المهمة بشكل مدروس ومُتقن، الوسائل المعينة على إنجازها، التكلفة المالية إن وُجدت).
- تقسيم المهمة (إن تطلب الأمر) إلى أجزاء، ثم ترتيب تلك الأجزاء بحيث أن إنجاز أحدها يؤدي إلى تسهيل إنجاز الجزء التالي، مثلاً لو أنك أردت إنهاء قراءة فصلاً من فصول كتاب، قم بتقسيم الفصل إلى أجزاء حسب عناوينه أو عدد الصفحات، ثم كلما انتهيت في الوقت المحدد سلفاً من جزء انتقل إلى التالي، مع تركيزك في وقت كل جزء على الجزء المحدد فقط ودون تشتت ذهني مع الأجزاء الأخرى.
- تعرف على أفضل أوقاتك باليوم، واستغلها في تنفيذ المهام والأعمال الصعبة أو التي تحتاج إلى جهد وتركيز في تحقيق جودة أعلى للأداء وإنجاز في وقت محدد.
- عند شعورك بمشاعر سلبية أو إحساسك بطاقة نفسية منخفضة، حاول أن تنفذ في هذا الوقت تلك المهام التي تشعر تجاهها بشغف وحب وحماس كبير.
- استخدم أداة التفويض لتلك الأعمال التي يمكن أن يقوم بها غيرك أو أحد من فريق عملك، هذا يعني أن الساعة الواحدة يمكن أن تنجز فيها أجزاء متعددة من المهمة في نفس الوقت، مع ضرورة المتابعة والمراجعة منك لنتائج أداء فريقك.
- نجاح إدارتك للوقت يتوقف على الاستفادة من مهاراتك في ترتيب الأولويات، لأن البدء بالمهام ذات الأولوية هو النجاح الحقيقي في إدارة الوقت.
- حين تشعر بضغط نفسي كبير تجاه بعض التحديات والضغوط، خذ قسطاً من الراحة ولا تجبر نفسك على العمل متخوفاً من ضياع الوقت، ولكن تأكد أن قسط الراحة هذا يجعلك أكثر هدوءاً ومن ثم أكثر تحكماً في إدارة الوقت وإنجاز المهام.
- لا تترك عملاً في منتصفه بحجة البدء في عمل أخر، بل قم بانهاء العمل الحالي، وإن بررت لنفسك أن العمل الآخر أهم فهذا يعني خللاً في ترتيب الأولويات عند تخطيطك مما يفسد إدارتك للوقت.
- استبعد كل وسيلة مشتتة أثناء أداءك للمهمة سواء كانت بمتابعتك وسائل التواصل الإجتماعي أو المحادثات ومشاهدة رسائل الأخرين لك.
- بأفعالك الصحيحة وسلوكيات الجيدة في التعامل مع الوقت، اغرس الثقة بنفسك دائماً واقفز على كل فكرة سلبية تسبب لك شعوراً بعدم القدرة على إدارتك لوقتك, لأنك بالفعل تستطيع أن تديره بكفاءة وجودة وإرادة كبيرة.
