تتوقف فاعلية التخطيط على جودة نظام يرتكز على مفهوم إعداد الخطة من أسفل إلى أعلى، بمعني اشتراك المنفذين في وضع الخطط التي سيقومون بالتنفيذ على ضوئها، والتي تقاس وتقيم نتائج أدائهم على ضوء معاييرها، ومن الطبيعي أن وجود نظام المشاركة ينبع من فلسفة الإدارة تجاه أهمية استخدام الأساليب الحديثة في الإدارة واقتناعها بأن اشتراك المنفذين في إعداد الخطط يتيح الرؤية الكاملة لظروف العمل بالمنظمة مما يضيف الواقعية الموضوعة .
كيفية المشاركة في التخطيط
هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها للمنفذين المشاركة في التخطيط ، ومن أهم هذه الطرق ما يلي:
- تشكيل لجان للتخطيط تضم ممثلين عن مختلف مستويات المنظمة.
- عقد اجتماعات للتخطيط تشارك فيها جميع العاملين في المنظمة.
- استخدام أدوات التحليل والاستقصاء لجمع آراء العاملين حول احتياجات المنظمة وأهدافها.
مراحل وضع الخطة
يمر التخطيط بعدة مراحل رئيسية، وهي:
- تحديد الأهداف ووسائل تنفيذها.
- جمع البيانات والإحصائيات.
- وضع مجموعة من الخطط البديلة والاختيار بينها.
- تقسيم الخطة الرئيسية إلى خطط فرعية وتحديد المدة الزمنية لتنفيذ كل منها ووضع أولويات التنفيذ.
- إذاعة الخطة داخل المنظمة والإعلان عنها.
- متابعة الخطة وتقييمها.
تحديد الأهداف ووسائل تنفيذها
يعد تحديد الأهداف من أهم مراحل التخطيط، حيث يجب أن تكون الأهداف واضحة ومحددة وقابلة للتحقيق. كما يجب أن تكون الأهداف واقعية وقابلة للقياس.
جمع البيانات والإحصائيات
يعد جمع البيانات والإحصائيات من الخطوات المهمة في التخطيط، حيث تساعد هذه البيانات على اتخاذ القرارات الصحيحة واختيار الخطط المناسبة.
وضع مجموعة من الخطط البديلة والاختيار بينها
وبالتالي، من المهم وضع مجموعة من الخطط البديلة في حالة حدوث أي تغييرات في الظروف. حيث تساعد هذه الخطط على التغلب على التحديات والاستمرار في تحقيق الأهداف.
تقسيم الخطة الرئيسية إلى خطط فرعية وتحديد المدة الزمنية لتنفيذ كل منها ووضع أولويات التنفيذ
أولاً، يتم تقسيم الخطة الرئيسية إلى خطط فرعية حسب مستويات المنظمة المختلفة.
ثانيًا، يتم تحديد المدة الزمنية لتنفيذ كل خطة فرعية.
أخيرًا، يتم وضع أولويات التنفيذ حسب أهمية الخطط.
إذاعة الخطة داخل المنظمة والإعلان عنها
يجب إذاعة الخطة داخل المنظمة وإعلانها لجميع العاملين. حيث يساعد ذلك على زيادة الوعي بالأهداف والخطط وتحفيز العاملين على تنفيذها.
متابعة الخطة وتقييمها
يجب متابعة الخطة وتقييمها بشكل مستمر للتأكد من تحقيق الأهداف. كما يجب إجراء أي تعديلات أو تغييرات ضرورية.
أهم الفوائد التي تعود على المنظمة من المشاركة في التخطيط:
- زيادة الرضا الوظيفي لدى العاملين.
- زيادة الإنتاجية.
- تحسين جودة المنتجات والخدمات.
- تحقيق أهداف المنظمة.
- تحسين كفاءة الإدارة.
الخلاصة
تساهم المشاركة في التخطيط في العديد من الفوائد للمنظمة، حيث تساعد على زيادة الرضا الوظيفي لدى العاملين وتحسين الإنتاجية وتحقيق أهداف المنظمة. كما أنها تساعد على تحسين كفاءة الإدارة واتخاذ القرارات الصحيحة.
